Hvordan lykkes med Landax – få et godt utgangspunkt!

Hva er det første man bør gjøre etter å ha skaffet et nytt styringssystem? I forrige uke snakket jeg om planlegging og kommunikasjon.  Det neste steget vil være å skape et godt utgangspunkt ved å få på plass grunnleggende data. Man bør også snarest sette opp avviksstrukturen.

hvordan lykkes i landax2.jpg

Med grunnleggende data og registre snakker jeg om ansatte, leverandører, avdelinger, lokasjoner og i mange tilfeller også kunder. I Landax har vi mulighet for enkel import av store registre fra Excel. Det vil i praksis si at i stedet for at du sitter og registrerer ansatt for ansatt, kunde for kunde, så kan alt dette hentes inn i én operasjon. Du vil under Import av data på Kontrollpanelet finne en veiviser for dette.

Avviks- og forbedringsarbeid handler om å registrere saker som er viktig for at bedriften skal bli bedre.  Saksbehandlingen kan gå på tvers av roller og ansvar, og gjør informasjonen transparent.

avvik2redigertpaint

Oppsettet av denne avviksstrukturen er todelt. Den ene delen handler om å legge inn det vi kaller for grunndata. Dette er forskjellige typer, kategorier, alvorlighetsgrad, årsaker etc. Dette gjøres under Kontrollpanelet. Bruk gjerne god tid på opprettelsen av denne strukturen. Nederst i artikkelen har jeg lagt ved en mal på en avviksstruktur du gjerne kan bruke som utgangspunkt.

Den andre delen er oppsett av avviksskjemaet og skjermbildet man registrerer på. Du kan påvirke dette med det vi kaller for øyefunksjon. Ved å klikke på «øyet» i høye hjørne får man opp alle mulige felter i den aktuelle modulen. Du kan så velge å gjøre synlig eller usynlig det som er relevant. Forskjellig typer avvik medfører gjerne forskjellig behov for disse feltene, derfor er det mulig å sette opp ulike skjemaer. Husk da å huke av for differensiert feltkonfigurasjon på Kontrollpanelet.

avvik_med_oye2redigertpaint

Det er også her du setter opp skjemaet for appen. Denne er veldig grei å få på plass med en gang, da det ofte er mest aktuelt for brukerne å benytte seg av denne ved registreringer.

Så er det viktig å informere de ansatte! Sett av tid til både orientering og opplæring, og gi dem stadige oppmuntringer til å aktivt benytte appen.

App.PNG

Eksempel på enkel informasjon til ansatte kan være noe slikt som dette:

«Hei, alle ansatte!

Nå har vi etablert Landax avviksmodul, et program for registrering av uønskede hendelser, forbedringsforslag eller andre saker som kommer på. Hensikten er at alles meninger og forslag skal bli hørt og tatt tak i. Alle registreringene kommer da inn som saker til ledelsen, og du kan selv følge med på saksgangen.

Vi ønsker selvfølgelig at alle tar del i å registrere forbedringer. På den måten vil vi stadig utvikle og forbedre oss. Logg deg inn på ‘bedrift’.landax.no med ditt brukernavn og passord. Vi håper at vi sammen skal løfte selskapet til nye høyder!

Det blir opplæring for alle som ønsker det i mai 2017. Takk for ditt bidrag!

Hilsen Kvalitetssjefen.»

Etter å ha fått inn alt det grunnleggende er det naturlig å fortsette med prosesser. Hvordan går man fram for å kartlegge prosesser, og hvordan legger man dette inn i Landax? Dette vil jeg komme tilbake til i neste innlegg.

Her er et dokument med mal for avviksstruktur:
mal-for-avvik-og-forbedringsstruktur

Legg gjerne igjen en kommentar! Kommentarfeltet er ikke ment som et supportforum. Ønsker du support, ta kontakt via de vanlige supportkanalene.

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s