Dokument eller dokumentert informasjon?

I de nye standardene for ledelse er det flere steder beskrevet at noe skal vedlikeholdes og oppbevares som dokumentert informasjon. Hva menes med det, og hvordan skal det gjøres?

shutterstock_708012229.jpg

Ny betegnelse

I forbindelse med kvalitetsledelse er det mye informasjon som skal dokumenteres. Alt dette har visse krav på seg til layout, format, vedlikehold og oppbevaring. Tradisjonelt har vi da snakket om dokumenter. Den nye betegnelsen dokumentert informasjon setter ikke krav til å ha noen fysiske dokumenter i det hele tatt. Den innebefatter likevel mer. Beskrivelser, møteprotokoller, registreringer, prosedyrer, rutiner, logger og annet som må dokumenteres og fremlegges ved behov – alt dette innebefattes av dokumentert informasjon.

Krav til informasjon

Der det finnes krav til oppbevaring av dokumentert informasjon, er det følgende punkter som må oppfylles:

  1. Hensiktsmessig identifikasjon og beskrivelse. Det vil si slikt som tittel på aktiviteten eller prosessen, ID-nummer, dato og tidspunkt, ansvarlig person etc.
  2. Det kan være for eksempel språk eller utforming.
  3. Medium – papirformat, elektronisk eller annet.
  4. Rutine for gjennomgåelse og godkjennelse av egnethet og tilstrekkelighet

Man må videre vurdere distribusjon, tilgang, bruk, lagring, kontroll av endringer og opprettholdelse for å styre den dokumenterte informasjonen.

Elektronisk informasjon

Det blir mer og mer vanlig med bærbare elektroniske enheter. Dermed har vi dokumentert informasjon elektronisk nærmest overalt hvor vi befinner oss, og alt i sanntid. Dette er et enormt fremskritt og en stor fordel for kvalitetsarbeidet. Se bare på situasjonen for tjue år siden. Det var unaturlig å ta med seg permer og papirer overalt, dermed var det en større terskel for å registrere og hente nyttig informasjon. I dag har vi all informasjon når og der vi trenger det.

shutterstock_749978164

Dette er først og fremst nyttig når man har det i et egnet format og er i hendene på rette personer. Særlig i forbindelse med overvåking og måling av alle typer prosesser. Eksempler på dette er datainnsamling av avvik og hendelser, resultat av revisjoner, utfylling av SJA, kommunikasjon med CNC-maskiner og annet utstyr som krever overvåking, låssystemer og adgangskontroll.

Resultatdokumentasjon

En særlig viktig kategori er resultatdokumentasjon. Dette er alle spor man legger igjen i en prosess som kan ha betydning i etterkant. I en produksjon kan dette for eksempel være partinummeret som leder tilbake til dato og plassering og som kan bidra til å finne årsak til feil eller mangler. Det kan også være kvittering på et kjøp, sertifiseringsbevis, kontrollrapport osv.

Vi mener dokumentert informasjon er mye mer anvendelig enn uttrykket dokument. Spesielt når man har gjort så store fremskritt på den digitale fronten, og alt kan effektiviseres ved å bruke smarte registreringsverktøy i stedet for store permer!

Landax-kurs, hva kan du lære?

Til høsten kan DU melde deg på kurs med Landax! Den 29. oktober til 02. november kommer vi til å avholde en kursserie med mulighet for å delta på opptil fem innholdsrike dager, hvorav en hel dag vil handle om den nye appen!

shutterstock_378597097

Kursserien kommer til å avholdes på Gardermoen fra mandag 29. oktober til fredag 2. november. Tidligere har denne serien vart over fire dager, men i høst tenkte vi å starte med en ekstra dag for opplæring i den nye appen. Temaene utover uken vil være prosesskartlegging, kvalitetsledelse, risiko og en hel dag med opplæring av totalpakken vår Landax Ultimate. Her er det mange muligheter!

Mandag 29. oktober vil være en heldags opplæring i den nye appen. Blant annet kommer vi til å snakke om datainnsamling, oppsett av moduler og skjermdialoger, lister og rapporter, dashbord og bruksomfang. Appen kan bidra til å gjøre din og dine kollegaers hverdag mye enklere, så meld deg på og få mest mulig ut av verktøyet!

Tirsdag 30. oktober vil handle om prosesser. Hvilke fordeler er det ved å kartlegge bedriftens prosesser? Hvordan går man fram? Vi vil også gi opplæring i hvordan bruke prosessmodulen i Landax med bruks- og klikkhjelp, og det vil bli satt av tid til egentrening med hjelp og støtte fra oss i Landax.

Onsdag 31. oktober– full dag med innføring i Landax Ultimate. Vi vil ta for oss de mest sentrale modulene i Landax og superbrukerens rettigheter og muligheter. Det vil settes av tid til både spørsmål og egentrening på datamaskin. Så husk pc-en din!

Torsdag 01. november vil ha temaet risiko- og sårbarhetsanalyse. Her vil man få en innføring i ord og uttrykk og hvordan kartlegge, vurdere, analysere og evaluere risikoen i egen bedrift.

Fredag 02. november vil handle om kvalitetsledelse mot sertifisering etter ISO-standarden 9001:2015. Vi vil se på risiko- og mulighetsstyring av prosesser, vurdering av interesseparter, kartlegging av interne og eksterne forhold og hvilke krav 2015-versjonen av ISO 9001 og 14001 stiller til dette.

Vi håper du har mulighet og ønsker å delta på disse dagene! For mer informasjon og påmelding, gå inn på våre hjemmesider: http://landax.no/kurs/

Landax på messe!

Landax har hatt stand på stor energimesse i Stavanger!

ONS

I august var Landax på Offshore Northern Seas (ONS), en messe for bedrifter innen energi, hovedsakelig olje- og gassindustrien. Konseptet startet på 70-tallet, i begynnelsesfasen for mange firmaer i nettopp denne bransjen. Det er nå blitt en møteplass for flere tusen besøkende fra mange titalls land, og vi i Landax har vært fast inventar med egen stand på denne messen i flere år.

I år ble messen avholdt fra 27. – 30. august. Det var en givende uke, og sammenlagt fikk vi over hundre gode leads, hvorav 16 var potensielle samarbeidspartnere og 27 var i tilknytning til land utenfor Norge.

Vi er svært fornøyd med å være i den posisjon vi er i dag. Landax beveger seg nå tyngre inn i oljebransjen og ser frem til å få igjen for arbeidet vi har lagt ned i vår programvare for å møte de strengeste kravene.

Dersom du vil møte Landax i en tilsvarende setting, så er vi også på OTD (Offshore Technology Days) i Bergen 17. til 18. oktober. Da kan du få svar på alt du måtte lure på rundt kvalitetsledelse og verktøy for styring, og selvfølgelig få mulighet til å prøve vår løsning. Håper å treffe deg der!

 

Vi har inngått en utvidet samarbeidsavtale med WBU

Wergeland bedriftsutvikling (WBU) er et rådgivningsfirma som holder til i Bergen. De har kompetanse innen ledelsessystemer og flere områder som risikokartlegging og prosesskartlegging. De tilbyr kurs og rådgivning for ulike bransjer, for eksempel olje- og gassindustrien, bygg, anlegg og maritim.

wergeland
Fra venstre: Siv Wergeland (WBU), Katinka Pettersen (WBU) og Torleif Bratlie (Landax).

Etter mange års aktivitet og bruk, kjenner WBU Landax godt, og i august inngikk vi en samarbeidsavtale. Denne går ut på at de i sin konsulentvirksomhet kan tilby Landax som styringssystem til sine kunder, og at de også kan tilby konsulentbistand til våre etablerte kunder.

Via WBU kan Landax nå mange nye kunder innen deres virksomhetsfelt og WBU kan også ta unna i takt med at etterspørselen øker i Landax. WBU har også kurs knyttet til Standard Online og utfører mye revisjoner rundt omkring. Da er det ofte gunstig å ha gode styringssystemer å støtte seg på.

Vi ønsker WBU lykke til med alt arbeid fremover med Landax i kofferten.

Kurs høsten 2018

Ny anledning til å lære mer – høstens kursserie er lagt ut! Den 29. oktober til 02. november kommer vi til å avholde en kursserie med mulighet for å delta på opptil fem innholdsrike dager.

shutterstock_288562100

Her har du den fulle oversikten: http://landax.no/kurs/

Det vil komme ytterligere detaljer i et senere blogginnlegg, men du kan gjerne reservere dagene så du allerede nå har sikret deg plass.

Vi vil særlig påpeke mandag den 29. oktober, hvor vi kommer til å gå gjennom alle funksjoner i Landax-appen. Her kan du se fram til en nyttig og innholdsrik dag, hvor du også vil få mulighet til å sette opp appen slik du ønsker det i praksis. Det gjelder for eksempel:

  • Hvilke moduler som skal være synlig
  • Hvilke felter du ønsker i appen
  • Testing av registrering og modifisering
  • Oppsett av varsling ved datafangst gjennom app

Ellers kjører vi som vanlig kursdager i prosess, Ultimate, risiko og ISO.

Legg gjerne inn en uforpliktende påmelding og reserver plass. Avmelding kan gjøres helt frem til 20. oktober. Her finner du skjema: http://landax.no/kurs/

 

God sommer fra Landax!

Etter en fantastisk vår, hvor både gradestokken og salgstallene i Landax har nådd nye rekorder, er det tid for sommerferie! La oss håpe godværet holder seg, og at alle får koblet av og ladet batteriene.

2018-07-10 12.28.18(2)
Stupetårnet, Hamar

Første halvår av 2018 har vært spennende og innholdsrik for Landax. Først og fremst har vi endelig lansert den nye appen! Vi har fått mange gode tilbakemeldinger, og kommer til å fortsette å jobbe for et enda bedre grensesnitt utover høsten. Android-versjonen kommer også, selv om den har latt vente på seg. Av nye kunder bare den siste tiden kan jeg nevne Bergen Plastics AS, Kolos Group AS, Lingalaks AS, Viking Øksnes AS, Norsk Kransertifisering AS, Mega Solutions AS, Aragon AS, Solberg Scandinavian AS, Bil i Nord AS, E Plug AS og Ross Offshore AS.

Vi har også utvidet staben vår med flere nye ansatte, og er nå en stab med 23 flittige ansatte!

I Landax har vi fellesferie fra og med 08. juli og 3 uker fremover, men vi vil være tilgjengelig hele perioden. Vi kommer til å sjekke Kundeportalen jevnlig, men vil henstille på å legge inn bare veldig viktige saker.

Jeg ønsker å takke alle våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere og ansatte for et utmerket halvår, og ser fram til ny dyst etter ferien.

God sommer!

Oppdatering på kundefronten

Det skjer mye i Landax for tiden, og spesielt på kundefronten!

Nesten daglig får Landax en ny kunde, en utvidet lisens, et nytt utviklingsprosjekt eller nye avtaler om konsulentarbeid. Blant de siste skuddene på stammen har vi Holmestrand, Marine Harvest Feed AS og Ørlandet. I tillegg har vi nå også fått Felleskjøpet som kunde!

Det varmer selvfølgelig hjertet til en bonde fra Ilseng at Felleskjøpet er blitt kunde av Landax, og også som en av våre største kunder.

IMG_3323
BILDE: Fra venstre: Kristin Bryntesen Watndal (HR-direktør), Nina Breidalen (Kvalitets- og HMS-sjef), Frode William Jensen (Prosjektleder) og Torleif Bratlie (Daglig leder i Landax).

Felleskjøpet har en omsetning på 15,5 milliarder og er den viktigste leverandøren av driftsmidler og teknologi til norsk landbruk. Les mer om Felleskjøpet på deres hjemmesider (https://www.felleskjopet.no/).

I forbindelse med implementering av strategien Bondeløftet 2020, og at Felleskjøpet ønsket å effektivisere og modernisere deres kvalitetssystem, var de på utkikk etter et godt støttesystem for deres ledelsessystemer. Valget falt på Landax, som leverandør av verktøy for blant annet dokumenthåndtering, avviksstyring, Sikker Jobb Analyse, Risikohåndtering og HACCP.

Samtlige ansatte kommer til å få tilgang til styringssystemet via personlige Dashbord. En så stor organisasjon vil nødvendigvis ha mye informasjon og opplysninger knyttet til HMS og kvalitet, og dermed er det viktig å skape en plattform der alt materiell er tilpasset den enkelte brukers områder.

Vi takker for godt samarbeid så langt, og ser fram til videre prosjekter med Felleskjøpet!

I tillegg kan jeg nevne flere foretak som har anskaffet Landax den siste tiden. Dette er blant annet Stiftelsen CRUX, FluidSep AS, Blue Aerospace AS, Sør-Odal brann- og redningsvesen, Bekkevold Landskap AS, Erik Hoel AS, Stadt Sjøtransport AS, Lie Blikk AS og Lie Ventilasjon AS og en del flere mindre foretak.

Leser du denne bloggen og er nysgjerrig på muligheter med Landax som styringssystem, så er det bare å ta kontakt på post@landax.no eller ringe meg, Torleif Bratlie, på 92887231.